关于进一步加强省级政务信息化项目档案验收管理工作的函

吉政数办函〔2022〕4号

中省直各有关部门：

按照《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发<国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法>的通知》（档发〔2008〕3号）、《关于印发<吉林省政务信息化项目建设管理办法>（吉政数联〔2020〕9号）、《关于印发<吉林省政府投资和重点建设项目档案专项验收实施细则>的通知》（吉档联发〔2020〕2号），为进一步规范和加强信息化项目档案专项验收管理，确保项目档案收集完整、准确、系统、规范和安全，现将有关事项函告如下。

一、信息化项目档案验收主要内容及基本要求

（一）检查档案基础管理工作、建章立制情况。要求建设单位明确档案管理职责，建立档案工作规章制度和业务规范，采取有效措施对本单位和各参建单位形成的档案进行统一管理。

（二）检查档案的完整性、准确性、系统性、规范性。完整性要求将项目建设全过程中应归档文件归档，各种文件原件齐全；准确性要求材料内容反映项目竣工时的情况和建设过程，图物相符，数据准确可靠，签字手续完备；系统性要求按档案材料形成的规律，保持有机联系，分类科学，组卷合理；规范性要求档案文件材料的收集、整理、归档和移交符合相关标准。

（三）检查档案的安全性以及档案的保管条件。安全性要求保证档案实体和信息安全，档案装具、归档文件的制成材料符合耐久性要求；保管条件主要是防盗、防火、防高温、防潮湿、防光、防虫、防鼠等。

二、信息化项目档案验收申请

（一）申请信息化项目档案验收的项目应按设计建设完成，项目试运行达到设计能力；完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；完成了项目档案的分类、组卷、编目工作。

（二）项目建设单位要在竣工验收前3个月内向省政务服务和数字化局报送档案验收申请报告及相关材料。申请报告应包括以下主要内容:

1.项目建设情况;

2.项目档案管理概况,制度建设及保证项目档案完整、准确、系统、规范和安全所采取的控制措施,项目档案数量、案卷质量,文件材料形成、收集、整理、归档情况,竣工图编制情况,档案在项目建设、管理、运行中发挥的作用;

3.自检情况、存在的问题及采取的措施;

4.以在线或离线方式提交的项目档案电子目录。

三、信息化项目档案验收组织

（一）省政务服务和数字化局根据需要，会同有关专业人员组成验收组，由验收组（验收组人数为不少于5人的单数组成）通过论证会对信息化项目档案进行验收。

（二）组织召开档案验收论证会。

1.听取项目建设单位、监理单位、施工单位、设计单位档案工作汇报，专家质询。

汇报内容包括：

（1）项目建设及项目档案管理概况；

（2）保证项目档案的完整、准确、系统、规范和安全所采取的控制措施；

（3）项目文件材料的形成，收集、整理与归档情况；

（4）说明竣工图编制的原则、范围及质量情况；

（5）说明档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

（6）存在的问题及解决措施。

2.抽查项目档案案卷，比例不低于10%。

3.验收组对项目档案工作进行综合评价，认定项目档案专项验收合格的，由验收组出具验收意见。

项目档案专项验收不合格的，由验收组提出整改意见，要求项目建设单位限期整改，并组织复查。复查合格后，出具验收意见。

（三）省政务服务和数字化局根据档案验收意见出具档案验收结论，并报省档案局备案。

吉林省政务服务和数字化建设管理局

2022年1月17日