吉林省国土资源厅机关档案管理制度

　　根据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》及有关档案管理的规定，为了加强厅机关档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为全厅各项工作服务，特制定本制度。 

　　一、归档原则

　　(一)厅机关在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及电子文件等材料必须立卷归档，实行集中统一管理。

　　(二)文书档案(文件材料，各种统计报表；会议记录；重要电报，电话记录；干部、党员、团员名册；工资关系；干部职工调动和党员工会会员介绍信及存根；外出开会、学习、考察材料；出国、外事活动中形成的材料；各项活动中形成的协议、合同)，坚持由文书部门（含各处室兼职文书）立卷制度。

　　(三)中央、国务院，省委、省政府，国土资源部，省直各单位和厅属单位等其他文件资料，由办公室文书收集整理后，移交档案室集中管理。

　　(四)财务部门负责将其形成的各类报表、帐簿、会计凭证等收集整理按规定立卷归档后移交档案室。会计档案的整理与管理执行财政部、国家档案局联合发文《关于印发<会计档案管理办法>的通知》(财会字[1998]32号)规定和要求立卷归档，立卷归档不合格不予接收。

　　（五）土地专业（土地批件）档案由业务部门将其形成的各类文件材料、图纸等收集整理，按规定立卷归档后移交档案室统一管理。

　　（六）矿业权（探矿权、采矿权）档案由业务部门按照《中华人民共和国地质矿产行业标准》、《矿业权档案立卷归档规范》要求，将各阶段形成的全部文件材料，收集齐全成套，内容完整，立卷归档后移交档案室统一管理。

　　二、归档要求

　　(一)各类文件材料在立卷前，应按照收、发文登记簿逐一核对，收集齐全，根据文件材料的形成规律，分门别类进行整理、立卷。归档材料应保证齐全、完整、准确、手续齐备。

　　(二)各类档案的整理须通知档案人员参加鉴定，准确划分保管期限。

　　(三)归档的文件材料必须保证质量，要求字迹清楚，装订整齐、美观、结实。不允许有金属物和圆珠笔、铅笔、复写纸等书写的字迹材料(包括领导签字)。

　　(四)严格办理移交手续。各类档案必须详细填写移交目录一式两份。由交接双方根据移交目录清点核对无误后履行签字手续。

　　三、归档范围

　　(一)文书档案归档范围见《文书档案案卷质量标准》。

　　(二)会计档案归档范围见《会计档案归档质量标准》。

　　四、归档时间

　　(一)文书档案每年5月底前完成立卷归档，移交档案室。

　　(二)会计档案每年5月底前完成立卷归档，由财务会计部门保管一年后，移交档案室。

　　五、其他规定

　　(一)按规定不归档的文件材料，必须由档案人员参加鉴定，由各处(室)兼职文书登记办理审批手续，部门领导、档案人员、办公室主任须分别在文书材料销毁清册上签字，保存一年后，按厅有关文件规定销毁。

　　(二)为确保立卷归档的文件材料齐全完整，专(兼)职文书必须认真履行收发文件的登记手续，不漏登一份文件。

　　会计档案管理制度

　　一、会计档案工作由各级财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督和检查。

　　二、会计档案须由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷归档。

　　三、会计档案形成后，由财务会计部门保管一年后(即第二年)于5月底前编制案卷目录，移交档案室。   

　　四、档案部门接收的会计档案，原则上应保持原卷册封装，个别需重新整理的应同财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　五、工资名册须单独装订，以便永久保管。

　　六、会计档案需销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门和审计部门共同鉴定，严格审查，编造清册，由厅主管领导批准后销毁。

　　七、对会计档案进行科学整理，妥善保管，严防毁损、散失和泄密。

　　八、查阅会计档案，须经财务部门领导同意方可查阅，只限财务人员查阅。

　　档案保管制度

　　一、档案库房必须坚固安全，库房安镶铁皮门、安全窗、双保险锁。库房必须与办公室、阅览室分开。

　　二、架柜统一编号，入库档案做到排放整齐有序，保证查找迅速。每年末对所保管的档案进行一次清点核对，做到案帐相符。

　　三、档案库房应备有防盗、防火、防潮、防光、防尘、防污染、防鼠、防有害生物的设备和措施。

　　四、档案库房应通风良好，保持适宜的温湿度，温度14?18℃，最高不超过24℃；相对湿度45?60％。库房须备有温湿度计，定时记录测量结果，及时调整不适宜的温湿度。

　　五、档案库房需保持清洁卫生，严禁存放易燃、易爆品及食物，严禁任何烟火。下班前要逐一检查，确保安全无误。

　　六、档案人员应注意定期检查档案保管状况，一旦发现生霉、损坏等现象，要及时采取补救措施。

　　七、档案库房是秘密重地，应保证党和国家秘密的绝对安全，对损坏、丢失档案者，必须及时上报，严肃处理。

　　档案利用制度

　　一、档案人员必须树立全心全意为人民服务思想，具有高度的事业心和责任感，积极做好档案的提供利用工作。

　　二、档案人员要熟悉库藏档案情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，努力为利用者提供方便，介绍情况，满足需要。

　　三、准确编制《案卷目录》，根据档案利用需要编制各种符合要求的检索工具及《大事记》、《组织机构沿革》等参考资料。

　　四、凡档案利用者都应按规定办理档案利用手续，并认真填写《档案借阅登记》。凡查阅（土地批件、矿业权）专业档案，须经业务部门领导同意、办公室主任批准方可查阅。系统外查阅档案，须出示介绍信等证件，经有关领导批准，方可查阅。

　　五、档案提供利用以借阅、查阅、提供复印件为基本形式，并努力开展电话服务、跟踪服务等多种形式的服务。

　　六、档案人员应经常主动了解档案利用的效果，并及时总结记载利用档案所产生的经济效益和社会效益。

　　档案保密制度

　　一、档案人员必须认真学习贯彻《保密法》，严格执行《保密守则》，以保护党和国家利益为宗旨。

　　二、档案人员要保持高度警惕性，认真做好防敌特、防破坏、防盗窃工作。在案卷的保管、借阅和利用过程中，绝对不准失密、泄密。

　　三、档案库房由专人管理，档案人员出差或休假时，部门领导应指派专人代管。工作调动时，要将全部档案交接清楚，记录备案。

　　四、严格履行档案借阅审批手续，对借阅的案卷不许翻阅无关材料，需要摘抄时，要经档案人员同意。

　　五、档案工作人员不准在私人谈话、通信中涉及档案秘密。如出现失泄密现象，必须认真追查，严肃处理。

　　六、任何人不准在库房内接待亲友或其他非档案工作人员，确保党和国家秘密安全。

　　档案统计制度

　　一、档案统计工作必须贯彻严肃、认真、准确、及时的原则，运用科学的统计调查、统计整理和统计分析方法，获取真实、可靠的统计数据。

　　二、档案人员要认真核对库藏档案情况，统计档案的数据要真实、准确。

　　三、档案人员要熟悉库藏档案的基本情况，随时向有关部门和领导提供数据。

　　四、档案人员要在每年年末统计查阅、借阅档案的卷数及人次，统计档案的利用效果。

　　五、档案人员要按省(部)档案部门的要求及时上报档案统计材料。