关于印发《吉林省社会团体登记档案管理暂行办法》的通知

吉民发〔1995〕55号

各市、州，县（市）、区民政局、档案局：为了加强社会团体登记档案的科学管理和开发利用，结合我省社团管理工作实际，制定了《吉林省社会团体登记档案管理暂行办法》，现印发给你们，望认真执行。

　　吉林省社会团体登记档案管理暂行办法

　　第一章 总  则

　　第一条 为了加强社会团体登记档案（以下简称社团档案）的科学管理，有效地配置、保护和开发社团档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《社会团体登记管理条例》，结合我省社团档案工作实际，制定本办法。

　　第二条 社团档案是社团管理机关在社团登记管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。既是国家专门档案之一，又是各级民政部门档案的重要组成部分，受国家法律保护。

　　第三条 全省社团档案工作要坚持集中统一，分级管理的原则，维护社团档案的完整与安全，便于社会各方面利用。在各级民政部门的统一领导、统一制度下，将社团档案与其他档案综合管理，由各级民政部门档案室统一保管。

　　第四条 社团档案管理业务由同级地方档案行政管理机关和上级民政部门共同负责指导、监督和检查。

　　第五条 县（市、区）以上社团管理机关应配备一名专（兼）职档案人员，监督指导社团管理文件材料的归档和负责社团档案的日常管理，业务上受本部门档案室的指导。

　　第二章 立卷和归档

　　第六条 社团登记管理文件材料的形成、积累、立卷、归档是各级社团管理机关及其业务人员的职责。各级社团管理机关要把社团登记管理文件材料的形成、积累、立卷、归档纳入社团登记程序、纳入社团登记计划、纳入岗位责任制，与社团登记的其他各项工作同时安排、同步检查、同期总结、使之与社团管理的各项业务共同发展。

　　第七条 各级社团管理机关要建立健全文件材料的归档制度，明确文件材料归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档手续。

　　第八条 立卷方法。以个体社团为立卷单元。按照每个社团登记管理而形成的材料，在登记完毕或监督管理事项办结之后，分别组成成立登记、变更登记、注销登记和监督管理卷，以适应登记管理材料的不断增补。并依登记的规律和监督管理时间顺序进行文件的排列和编目（详见附件一）

　　第九条 社团登记管理的文件材料要形成一式三份，一份由社团业务主管机关备查，另二份由承办人员组卷后交社团管理机关专（兼）职档案员，一份留社团管理机关存查，一份于第二年二季度前交本部门档案室。

　　第三章 管理和利用

　　第十条 各级民政部门及其社团管理机关要对社团档案适时接收、移交，并进行标准化、规范化、科学化的统一管理。创造条件采用现代技术和设备，逐步形成全省社团档案管理网络体系，实现全省社团档案信息资源共享。

　　第十一条 各级民政部门和社团管理机关对社团档案应进行科学地整理，系统地分类、排列与编号，使之有序化，以便保管和利用。社团档案分类的第一层，可依社团性质分为：“学术性、行业性、专业性、联合性”四类。第二层可按年结合社团登记时间顺序对各社团进行分类排列，并赋予顺序号（详见附件二）。

　　第十二条 编制社团档案检索工具。要根据开发利用社团档案信息的需要，确定社团档案的著录级次和著录项目，组织编好分类卡片目录、主题词和分类标引表，满足手工检索或计算机检索的要求。

　　第十三条 保管社团档案要有专门库房和装具，库房温湿度要符合国家规定，并有防盗、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠等设施；对已破损褪变的档案要及时采取措施进行修裱、复制或其他技术处理。

　　第十四条 社团档案分为永久、十年、五年三种保管期限。

　　第十五条 各级社团登记管理机关要严格执行国家保密规定，建立社团档案借阅制度，为社团管理工作服务。外单位查阅时，须凭县以上单位介绍信，经本部门领导批准后，办理借阅手续，方可查阅。

　　第十六条 任何单位和个人不得在案卷上修改、涂抹、折取和标注，更不得损毁、擅自抄录。未经社团登记管理机关批准，不得复制、公布社团档案材料。

　　第十七条 社团档案在档案室保管十年期满，向同级档案馆移交。移交时要有案卷目录一式两份。

　　第四章 附  则

　　第十八条 本办法适用于针对个体社团进行登记管理过程中形成的档案材料的管理，社团管理机关在工作中形成的以及所有社团共同贯彻实施的有关社团登记管理的方针、政策性文件和规章制度、领导讲话、会议材料、工作计划、总结、各种统计报表等综合性材料，可按《机关档案工作条例》和民政部、国家档案局的有关规定进行管理。

　　第十九条 本办法自发布之日起试行，日后与民政部、国家档案局颁发的规定不一致，按新的规定执行。

　　附件：

　　一、吉林省社会团体登记管理文件材料立卷归档暂行办法

　　二、吉林省社会团体登记档案分类编号方案

　　一九九五年八月十五日

附件一：

　　吉林省社会团体登记管理文件材料立卷归档暂行办法

　　第一条 立卷归档是社团管理机关将工作活动中处理完毕、有保存价值的文件材料按形成规律和内在联系分门别类组成保管单位，定期向档案室移交的过程。为使之规范化、制度化，根据《吉林省社会团体登记档案管理暂行办法》制订本办法。

　　第二条 各级社团登记管理机关必须建立健全本机关归档制度，责成承办登记管理工作人员具体承担立卷工作。凡登记管理材料不全、不准、未按时按质立卷归档者，不算完成任务。

　　第三条 具体承办登记管理人员，要边登记注册、边收集、边积累材料，在登记注册事宜办结后，即立卷归档。

　　第四条 按归档范围进行收集，凡具有保存价值的文件材料均应收集立卷，具体归档范围、卷内文件排列顺序和保管期限：

　　一、成立登记的材料：1、社团管理机关对社团成立申请的批复；2、审批注册表；3、社团负责人签署的成立登记申请书；4、有关业务主管部门的审查材料；5、社团章程；6、验资证明；7、社团申请登记表；8、社团法人资格审查表；9、社团法人代表登记表；10，社团登记证书留存底样；11、其它有关的材料。保管期限永久。

　　二、变更登记材料：1、社团变更登记申请书；2、有关业务主管部门的审查意见；3、社团变更登记表；4、其它应存入档案的有关材料。保管期限永久。

　　三、注销登记材料：1、社团注销登记表；2、社团注销申请书（包括拟注销社团的注销报告）；3、业务主管机关的审查意见；4、由社团提交的有关债务完结情况报告；5、债务完结证明；6、审计报告；7、注销登记审批材料。保管期限永久。

　　四、监督管理材料：1、各社会团体提交的年检报告等有关材料。2、登记管理机关对各社团年检材料。3、登记管理机关对社会团体开展活动监督指导形成的材料。以上保管期限均为五年。4、登记管理机关对违反《条例》，实施行政处罚的材料。包括：（1）违反《条例》行为的举报、证言、证明、证据材料；（2）受处罚社团的答辩、证明材料；（3）财务处理材料；（4）对违法行为社团讯问笔录；（5）对违法行为社团进行处罚的讨论记录；（6）登记管理机关给予处罚的正式文件；（7）对给予撤销登记、依法取缔处罚的社团的公告材料；（8）被处罚社团申请复议材料；（9）复议机关的阅卷笔录；（10）复议通知书或裁定书等；（11）其它有关材料。被撤销、取缔的社团和社会影响面广、案情重大行政处罚材料保管期限永久，一般行政处罚材料保管期限十年。5、社团登记管理机关对社团进行奖励的材料。重大奖励的保管期限永久、一般的十年。

　　第五条 不归档文件材料主要有：1、各社团抄报的有关自身活动的材料，如活动计划、总结；2、兄弟省市抄送的有关社团活动信息的参考材料，下级社团管理机关的一般备案材料。上述材料均由社团管理机关自行查存二、三年后自行销毁。

　　第六条 检查文件材料是否符合质量要求，一是纸质是否优良；二是字迹材料是否耐久；三是签署手续是否完备，不完备的要补齐。

　　第七条 按社团和不同登记管理内容分开。即将不同社团的材料严格区分开来，不同社团材料不能混合组卷。同一社团的文件材料也要按成立登记、变更登记、注销登记、监督管理等不同内容分开。

　　第八条 鉴别文件材料的真伪和价值。1、鉴别是社团资料还是社团文件，凡社团登记管理资料应剔出；2、鉴别文件材料是综合法规性的还是针对个体社团的，凡综合法规性的，有保存价值的文件应存入社团管理的综合类内，不得存入个体社团卷中；3、鉴别文件材料是否有继续查考价值，无继续查考价值的列出登记后，报有关领导批准销毁；4，对有保存价值的文件材料划分保管期限，不同保管期限的文件材料要分别组卷。

　　第九条 案卷编目：一、编页码。凡有字、有图（表）的一律从卷内首页开始，用阿拉伯数字编页码，无字、图的空白页可不编号。

　　二、填写卷内文件目录。卷内文件目录包括：1、顺序号，指卷内每份文件排列先后顺序的序号；2、文号，指文件制发机关的发文字号（无文号者不填）；3、责任者，指对文件内容进行制造或负有责任的团体和人，即文件的署名者，又称作者；4、题名，即文件的标题，一般应照抄实录，没有标题或标题不能说明内容的文件，可自拟标题，外加“[]"，5、日期：指文件的形成时间，填写时间可省略“年”、“月”、“日”等汉字，在表示年、月的数字右下角加“.”号；6、页号，指卷内文件所在之页的编号；7、备注，指对每份文件需要注释或注明的事宜。卷内文件目录置于案卷的首页。

　　三、填写备考表。备考表置于案卷的封底，主要有两项内容；归档前卷内文件材料基本情况的有关记载和说明；归档后档案管理工作中有关该卷变化情况的记载和说明。立卷人、立卷时间和检查人等亦应逐项填写清楚。

　　四、填写案卷封面。案卷封面内容有：1、全宗名称：填写各级民政部门全称；2、类别名称，填写社团登记管理档案；3、案卷标题，一般由社团名称、案卷主要内容和文件材料名称三要素构成，监督管理卷还应有时间要素；4、管理性项目：包括文件编制日期、保管期限、归档时间、页数、件数、机密等级、登记证号等著录项，填写在案卷封面的下方。

　　五、填写案卷号，案卷号是指案卷在各个社团档案排列之后的顺序号，如某一社团现有案卷成立登记、变更登记、监督管理三个卷，则分别为1、2、3号卷。同时应注明社团的类别号及社团在类别中所排列的序号，即社团代号。

　　第十条 修补文件、拆除金属物。对残缺破损的文件要修补好，纸张上残留的大头钉、铁书钉、别针等金属物要统统去掉，以防止金属物遇潮氧化。

　　案卷可采取装订或不装订两种形式。成立登记材料可装订，变更登记材料、监督管理材料可不装订，以利日后文件材料的增补。

　　第十一条 各承办人员立卷后，应及时移交档案人员保管，社团管理机关档案人员要编制案卷目录一式三份，按规定移交给民政机关档案室管理。

　　附件二：

　　吉林省社会团体登记档案分类编号方案

　　社会团体登记档案（以下简称社团档案），是以个体社团为基础而形成的。因此，对社团档案要以社会团体的种类确定社团档案类别。根据民政部民社发[1989]59号文件规定，可按社团的性质和任务分为学术性、行业性、专业性和联合性等四大类别。

　　学术性社团，是指专门从事某些方面或某一学科研究的群众性组织。一般以学会、研究会命名。包括自然科学、社会科学及自然科学与社会科学的交叉科学类。可参照国家制定的学科分类标准对社团进行归类。

　　行业性社团，主要是经济性团体，包括农业类、工业类和商业类等。一般以协会（工业协会、行业协会、商会、同业公会等）命名。可依照国家《国民经济行业分类和代码》的分类标准进行归类。

　　专业性社团主要是非经济类的团体，是由专业人员组成或以专业技术、专门资金为从事某项事业而成立的团体，一般以协会、基金会命名，如艺术协会、体育协会、福利基金会等。

　　联合性社团，主要是人群的联合体。一般以联合会、联谊会、促进会命名。

　　各社团管理机关将各社团分别纳入上述四类之后，再于每类内按年分开，在同一年度里将社团按登记时间顺序排列，或在每类内按年依登记顺序流水排列。对每一社团的案卷分保管期限，依形成时间进行排列，具体分类编号示意如下：

　　社团档案分类排列编号方案

　　1、综合类

　　1989

　　………

　　1995

　　2、学术类

　　各类按年分别编号或各类内流水编号

　　1989-1-15    1—15

　　1990-1-3    16—18

　　1991-1-2    19—20

　　1992-1-3    21—23

　　1993-1-3    24—26

　　1994-1-2    27—28

　　1995-1-5    29—33

　　3、行业类

　　1989-1-20    1—20

　　1990-1-2    21—22

　　1991-1-1    23

　　1992-1-1    24

　　1993-1-2    25—26

　　1994-1-5    27—31

　　1995—1-3   32—34

　　4、专业类

　　1989-1-5    1-5

　　1990-1-2    6-7

　　1991-1      8

　　1992-1—3   9-11

　　1993—1     12

　　1994-1-2    13-14

　　1995-1-2    15-16

　　5、联合类

　　各类按年分别编号或各类内流水编号

　　1989-1—3    1-3

　　1990-1       4

　　1991-1       5

　　1992-1       6

　　1993-1-2     7—8

　　1994-1-2     9—10

　　1995-1-3     11—13

　　说明：将各个体社团依上述分类编号表归入相应类别，社团登记顺序编号即为各社团代号。由社团所属类别号、自身代号和案卷号构成社团每一案卷的档号。

　　设某省工业食品协会属行业类，系1990年第二个登记的，其成立登记卷为1号，该卷的档号为3·1990-2-1，（见图1）如果在该类统一流水登记社团，是第22个登记的该卷的档号为3·22-1（见图2）

　　（图一）

　　（图二）

　　本方案自下发时执行，日后与民政部、国家档案局下发的全国民政档案分类大纲有出入时，按全国民政档案分类大纲执行。

　　吉林省民政厅办公室

　　1995年9月16日